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Distribution des comptes

Distribution des comptes aux familles

Par admin www, publié le mardi 4 août 2015 10:41 - Mis à jour le mercredi 24 août 2016 15:09
La distribution des codes d'accès aux familles est une étape importante ! Elles conserveront et utiliseront en effet ce code durant toutes les années collège de leur(s) enfant(s). L'ENT constituera pour elles un lien privilégié avec l'établissement. Il sera perçu comme le prolongement du collège en ligne.

Il est donc essentiel de leur expliquer à quoi va leur servir l'ENT et comment elles pourront l'utiliser. Il est ainsi nécessaire, au sein de l'établissement, d'organiser la manière dont va se dérouler cette étape.

Comment distribuer les codes d'accès ENT aux parents et responsables ?

Plusieurs méthodes peuvent êtres mises en place. Il est possible de s'appuyer sur une distribution "papier" des identifiants ou sur une distribution électronique.

Par publipostage électronique - NOUVEAUTE 2016

Les administrateurs ENT peuvent diffuser les identifiants aux utilisateurs gérés par l'ENT (élèves et parents) qui ne se sont jamais connectés à l’ENT et pour lesquels l'adresse mail est connue par l'ENT (p.ex. suite à une saisie dans SIECLE).
Chaque utilisateur reçoit alors un mail contenant son identifiant et mot de passe (provisoire), ainsi qu’un lien valable par défaut 60 jours leur permettant d’initialiser leur mot de passe et de se connecter à l'ENT.

Mode opératoire

L’opération s’effectue depuis le service Annuaire > Administration > Diffusion des identifiants :


Depuis cet écran, les administrateurs :

  • Peuvent définir la ou les cible(s) de l’envoi de l’email : élève, parent...
  • Peuvent personnaliser le message qui sera envoyé en modifiant l’objet de ce dernier et/ou en complétant le message pré-rempli dans une zone de texte libre (facultatif).
Après un clic sur « Diffuser les identifiants » :
Le mail défini sur l'écran est envoyé à tous les utilisateurs, sur leurs adresses de messagerie personnelles (récupérées par l’ENT via l’annuaire académique fédérateur) :
  • Dont l'activité du compte est "Non utilisé" ;
  • Et dont l'état du compte n'est pas "En attente de suppression".

L’administrateur reçoit un récapitulatif d'envoi des identifiants de connexion sur sa messagerie ENT.

Pour récupérer la liste des utilisateurs sans adresse électronique, l'administrateur peut se rendre dans le service Annuaire > Administration > Fichier des identifiants :

Avantage :

  • Le code d'accès des parents a plus de chance de rester personnel et confidentiel car il ne transite pas par les élèves
  • Il n'y a pas de coût pour le collège
  • Un lien permettant un accès direct à l'ENT figure dans le mail, réduisant les problèmes de saisies

Inconvénients :

  • Absence d'explications et d'accompagnement pour les premiers usages
  • Les adresses mail des parents doivent être saisies dans SIECLE au moins 48h avant l'envoi par l'ENT
  • Il n'y a pas de contrôle de validité des adresses mail saisies dans SIECLE

Pour accéder à la page d'aide sur la Kommunauté (le lien nécessite de se connecter préalablement sur l'aide en ligne en cliquant sur le point d'interrogation en haut à droite de l'écran).

Publipostage des identifiants sur cartes postales

Pour la rentrée 2015, la majorité des collèges ont utilisé des cartes postales pour distribuer les identifiants ENT aux familles. La présentation de ces cartes postales, ainsi que le formulaire de demande pour en recevoir est accessible ici (ce lien nécessite d'être connecté avec un compte personnel administratif non-enseignant).

Une fois les étiquettes imprimées et collées sur les cartes postales, différents scénarios peuvent être mis en place pour les communiquer au parents.

 

 

Lors des réunions de rentrée scolaire

Avantages :

  • Elles ont lieu directement en début d'année scolaire et permettent donc une remise des codes très tôt dans l'année.
  • Elles permettent d'introduire l'Espace Numérique de Travail à l'ordre du jour de la réunion et d'expliquer son utilité en prodiguant aux parents les bons conseils.
  • Un grand nombre de parents sont présents.
  • Remise des codes en main propre
  • Peu coûteux
  • Le document remis aux parents pourra être simplifié

Inconvénient :

  • Tous les parents ne sont pas présents. Il s'agira de prévoir une méthode de distribution pour ces parents.

Par l'intermédiaire du carnet de correspondance de l'enfant

Avantage :

  • Pas coûteux

Inconvénients :

  • Les parents percevront peut être moins l'importance d'utiliser l'ENT et surtout les conseils pour bien l'utiliser.
  • Distribution d'un document expliquant le projet ENT du collège vivement conseillée

Par courrier en début d'année scolaire

Avantage :

  • Le code d'accès a plus de chance de rester personnel et confidentiel.

Inconvénients :

  • Coût d'affranchissement
  • Tout comme la solution précédente, il n'est pas certain que les parents perçoivent l'importance de ce type d'outil.
  • Distribution d'un document expliquant le projet ENT du collège vivement conseillée

La première solution présente le plus d'avantages. Une logistique est à organiser dès le début de la rentrée scolaire afin de distribuer les codes dans les meilleures conditions (prévoir peut être la mobilisation des équipes en les répartissant par classe). Au niveau de l'information donnée lors de la réunion, une démonstration en direct est également vivement conseillé pour expliquer les étapes de première connexion.

 

Pièces jointes